Rejestry
W Komendzie Powiatowej PSP w Żurominie pprowadzone są nastęępujące rejestry i ewidencje:
Rejestry
-
Rejestr zamówień publicznych;
-
Rejestr kart mundurowych i ekwipunku specjalnego;
-
Rejestr legitymacji służbowych;
-
Rejestr kontroli zewnętrznych;
-
Rejestr skarg i wniosków;
-
Rejestr nałożonych mandatów karnych;
-
Rejestr zakładów objętych czynnościami kontrolno - rozpoznawczymi;
-
Rejestr faktur VAT, rachunków;
-
Rejestr zewnętrznych przepisów prawnych;
-
Rejestr aktów normatywnych Komendanta Powiatowego PSP, Komendanta Wojewódzkiego PSP, Komendanta Głównego PSP, Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Ewidencje
-
Ewidencja zdarzeń;
-
Ewidencja podmiotów tworzących Krajowy System Ratowniczo-Gaśniczy;
-
Ewidencja czasu pracy pracowników Komendy Powiatowej PSP;
-
Ewidencja czasu pracy urządzeń;
-
Ewidencja pieczęci i stempli;
-
Ewidencja odbioru budynków.
Zgodnie z Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji stanowiącą załącznik do Zarządzenia nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji, Komenda Powiatowa PSP w Żurominie w roku 2003 założyła i prowadzi na bieżąco Archiwum Zakładowe.
Kierownikiem archiwum jest mł. kpt. inż Tomasz Welenc (ukończył kurs kancelaryjno - archiwalny I - go stopnia zorganizowany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich w Józefowie 2008r.)
W archiwum zgromadzony jest zasób archiwalny z dokumentacji wytworzonej w Komendzie Powiatowej PSP w Żurominie od 1 stycznia 1999r. Dokumentacja wytworzona do 1 stycznia 1999r. stanowi oddzielny zasób archiwalny.
Na dzień 31 grudnia 2014 r. w Archiwum Zakładowym Komendy Powiatowej PSP w Żurominie zgromadzono:
-
304 jednostki archiwalne kategorii „A” (ok. 3,37 m bieżącego);
-
922 jednostki archiwalne kategorii „B” (ok. 16,87 m bieżącego).
Udostępnianie akt
Udostępnianie akt tworzących zasób archiwalny Komendy Powiatowej PSP w Żurominie odbywa się według zasad i wytycznych określonych w cytowanej powyżej Instrukcji nr 28.
-
Akta znajdujące się w archiwach i składnicach akt resortu spraw wewnętrznych i administracji mogą być udostępnione do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli.
-
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji bądź osoby przez niego upoważnione mogą wyrazić zgodę na udostępnianie osobom prawnym i fizycznym dla celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, akt przechowywanych we wszystkich archiwach resortu spraw wewnętrznych i administracji.
-
Udostępnianie cudzoziemcom, dla celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, akt przechowywanych w archiwach (składnicach akt) resortu spraw wewnętrznych i administracji odbywa się każdorazowo na podstawie decyzji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji bądź upoważnionej przez niego osoby.
-
Udostępnianie akt dla celów innych niż naukowo-badawcze wymaga od osoby ubiegającej się o ich udostępnienie wykazania swojego interesu prawnego.
Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych powinien zawierać:
-
temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania;
-
dane osobowe ubiegającego się, nazwę instytucji, w której lub na rzecz, której praca jest realizowana.
Wiadomości uzyskane z udostępnianej dokumentacji nie mogą być wykorzystywane w sposób lub w celach naruszających obowiązujące prawo.
Archiwa, udostępniając dokumentację, nie potwierdzają prawdziwości wiadomości w nich zawartych. W związku z tym osoby zapoznające się z tymi materiałami dla celów naukowo-badawczych lub ze względu na swój interes prawny powinny być poinformowane o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste. Osoba, której udostępnia się dokumentację potwierdza podpisem przyjęcie tej informacji do wiadomości.
Szczegółowe zasady udostępniania akt dla celów naukowo-badawczych i innych w resorcie spraw wewnętrznych i administracji określają odrębne przepisy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Dla celów naukowo-badawczych i innych akta udostępnia się wyłącznie na miejscu w Archiwum w obecności jego kierownika.